Sales Taking Order. Ini Penjelasan Lengkap dan Strategi Terbaiknya!

Sales taking order adalah proses vital dalam dunia bisnis, khususnya bagi perusahaan distribusi dan penjualan produk. Memahami cara kerja sales taking order secara menyeluruh akan membantu perusahaan meningkatkan penjualan, memperkuat relasi dengan pelanggan, dan mendorong efisiensi operasional.

Artikel ini akan membahas pengertian, langkah-langkah kerja sales taking order, serta strategi optimal untuk memaksimalkan hasilnya.

Apa Itu Sales Taking Order?

Berikut adalah tahapan dan cara kerja sales taking order yang umum dijalankan dalam operasional perusahaan:

1. Identifikasi Pelanggan Potensial 

Proses dimulai dengan mengenali siapa saja pelanggan potensial, melalui:

• Analisis data penjualan sebelumnya

• Referensi dari pelanggan lama

• Kampanye pemasaran

Dengan mengenal target pelanggan, tim sales dapat merancang pendekatan yang lebih efektif.

2. Persiapan dan Perencanaan 

Sebelum bertemu pelanggan, tim sales perlu:

• Memahami produk, harga, dan promosi

• Mengetahui kebutuhan dan preferensi pelanggan

Persiapan yang matang memungkinkan penawaran yang lebih relevan dan meyakinkan.

3. Kunjungan atau Kontak dengan Pelanggan 

Saat bertemu atau menghubungi pelanggan:

• Jalin hubungan baik

• Dengarkan kebutuhan pelanggan

• Tawarkan solusi produk secara jelas dan meyakinkan

Kemampuan komunikasi menjadi kunci sukses di tahap ini.

Baca Juga: 3 Peran Sales Taking Order Bagi Perusahaan, Tak Tergantikan

4. Pengambilan Pesanan 

Setelah pelanggan setuju:

• Catat semua detail pesanan dengan teliti: jenis produk, jumlah, harga, dan waktu pengiriman.

• Hindari kesalahan input yang bisa mempengaruhi kepuasan pelanggan.

5. Konfirmasi Pesanan 

Sebelum melanjutkan ke pengiriman:

• Pastikan semua data pesanan sudah sesuai.

• Jika ada perubahan, segera komunikasikan ke pelanggan.

6. Proses Pengiriman dan Follow-Up 

• Koordinasikan pengiriman tepat waktu dengan tim logistik.

• Setelah produk diterima, lakukan follow-up untuk memastikan pelanggan puas.

Baca Juga: Apa Itu Sales Canvassing? Ini Tujuan dan Strategi Jitunya

Proses Sales Taking Order yang Efisien

Sales Taking Order dengan proses yang efektif dan efisien tentu berdampak positif terhadap strategi penjualan bisnis Anda. Bagaimana gambaran proses sales taking order yang yang efisien? 

1. Penerimaan Pesanan

Tahap pertama adalah menerima pesanan dari pelanggan. Proses ini bisa dilakukan melalui berbagai channel seperti sales lapangan, call center, e-commerce, atau aplikasi khusus.

2. Pencatatan Detail Pesanan

Sales perlu mencatat detail pesanan secara lengkap, termasuk nama produk, jumlah, harga, alamat pengiriman, dan metode pembayaran. Kesalahan di tahap ini dapat memengaruhi kepuasan pelanggan.

3. Konfirmasi Pesanan

Sebelum pesanan diproses, penting untuk melakukan konfirmasi kepada pelanggan terkait detail pesanan dan estimasi waktu pengiriman.

4. Pemrosesan Pesanan

Pesanan yang sudah dikonfirmasi kemudian diteruskan ke tim logistik atau gudang untuk proses pengemasan dan pengiriman.

5. Monitoring dan Follow-up

Sales tidak hanya berhenti pada pencatatan pesanan, tetapi juga melakukan monitoring status pengiriman dan follow-up untuk memastikan pelanggan puas.

Peran Sales Taking Order dalam Penjualan

Sales taking order bukan hanya tugas administratif, melainkan juga strategi untuk membangun hubungan jangka panjang dengan pelanggan. Beberapa perannya dalam penjualan antara lain:

• Meningkatkan efisiensi operasional dengan mempercepat proses penjualan.

• Meningkatkan akurasi data sehingga mengurangi risiko kesalahan pesanan.

• Meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pelayanan yang cepat dan tepat.

• Mendukung pengambilan keputusan bisnis dengan data penjualan yang terstruktur.

Baca Juga: Jika Sales Tidak Mencapai Target, Coba Terapkan Strategi Ini!

Strategi Efektif untuk Mengoptimalkan Sales Taking Order

Setelah membahas cara kerja sales taking order, berikut ini adalah 5 strategi untuk optimalkan sales taking order.

1. Pelatihan dan Pengembangan Tim Sales 

Melakukan pelatihan secara rutin bagi tim sales sangat penting untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mereka. Pelatihan dapat mencakup pengetahuan produk, teknik negosiasi, keterampilan komunikasi, dan penggunaan teknologi terbaru.

2. Pemanfaatan Teknologi 

Memanfaatkan teknologi seperti Customer Relationship Management (CRM) dapat membantu memudahkan proses sales taking order. CRM memungkinkan tim sales untuk mengelola data pelanggan, melacak pesanan, dan mengidentifikasi peluang penjualan baru dengan lebih efisien.

3. Fokus pada Kepuasan Pelanggan 

Kepuasan pelanggan harus menjadi prioritas utama dalam proses sales taking order. Dengan memberikan layanan yang baik, responsif, dan profesional, pelanggan akan merasa dihargai dan cenderung untuk melakukan repeat order di masa depan.

4. Evaluasi dan Monitoring 

Melakukan evaluasi dan monitoring secara rutin terhadap kinerja tim sales sangat penting untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Feedback dari pelanggan juga dapat dijadikan acuan untuk melakukan perbaikan layanan.

5. Pemberian Insentif 

Memberikan insentif kepada tim sales yang berprestasi dapat memotivasi mereka untuk bekerja lebih baik. Insentif bisa berupa bonus, penghargaan, atau kesempatan untuk mengikuti pelatihan dan pengembangan karir.

Sales taking order membutuhkan ketepatan dan kecepatan. Untuk itu, Anda bisa memanfaatkan teknologi seperti Sales Force Automation.

ework adalah platform sales force automation yang dirancang untuk mengoptimalkan kinerja tim sales. Dengan memakai ework, kalian dapat meningkatan efisiensi & efektivitas penjualan dengan mengotomatiskan tugas-tugas manual, dan membantu sales menargetkan pelanggan yang tepat dengan penawaran yang tepat, sehingga meningkatkan peluang penjualan. 

Selain itu dapat pula untuk meningkatkan kepuasan pelanggan karena salesman dapat memberikan komunikasi yang lebih efektif dan respons yang lebih cepat sehingga dapat memberikan layanan yang lebih baik. Hanya dengan harga Rp99.000/bulan saja, kalian sudah bisa mendapatkan ework ini. Yuk, jadwalkan demo secara gratis sekarang dan kalian bisa rasakan manfaatnya.

Sales taking order bukan hanya soal mencatat pesanan, tetapi juga tentang membangun hubungan, memahami kebutuhan pelanggan, dan memberikan solusi terbaik.
Dengan proses yang terstruktur dan bantuan teknologi seperti ework, Anda bisa meningkatkan penjualan sekaligus memperkuat loyalitas pelanggan.

Baca Juga: Manfaat Sales Force Automation, Bantu Tingkatkan Penjualan!

Kesalahan Umum dalam Sales Taking Order

Walaupun terlihat sederhana, proses sales taking order memiliki banyak titik rawan kesalahan yang bisa berdampak besar pada kepuasan pelanggan dan kelancaran operasional. Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang sering terjadi dan mengapa Anda sebaiknya menghindarinya.

1. Tidak Melakukan Konfirmasi Ulang Detail Pesanan

Banyak masalah dalam pemenuhan pesanan berawal dari detail yang terlewat atau salah dicatat. Tanpa konfirmasi ulang, risiko kesalahan seperti jumlah barang yang salah, varian produk keliru, atau alamat pengiriman tidak lengkap akan meningkat. Lakukan konfirmasi ulang, baik melalui telepon, email, maupun chat, memastikan bahwa pesanan yang diproses benar-benar sesuai dengan permintaan pelanggan.

2. Mengandalkan Pencatatan Manual tanpa Sistem Digital

Menggunakan kertas, buku catatan, atau spreadsheet sederhana untuk mencatat pesanan mungkin terasa cukup pada awalnya. Namun, metode ini rawan human error, sulit dilacak, dan memakan waktu saat data perlu diakses kembali. Sistem digital seperti CRM atau aplikasi sales dashboard dapat mengotomatiskan proses pencatatan, mengurangi kesalahan, serta mempercepat alur kerja dari penerimaan hingga pengiriman pesanan.

3. Tidak Melakukan Follow-up kepada Pelanggan

Banyak sales yang menganggap pekerjaannya selesai setelah pesanan dicatat dan dikirim. Padahal, follow-up kepada pelanggan memiliki peran penting, baik untuk memastikan pesanan sampai dengan baik maupun untuk membuka peluang repeat order. Komunikasi pasca penjualan juga menjadi momen yang tepat untuk mengumpulkan feedback, membangun hubungan, dan meningkatkan loyalitas pelanggan.

Baca Juga: Customer Relation: Strategi, Jenis, dan Cara Meningkatkan Loyalitas Pelanggan

FAQ Seputar Cara Kerja Sales Taking Order

1. Apa itu sales taking order?

Proses pencatatan dan pemrosesan pesanan pelanggan oleh tim sales, biasanya dilakukan melalui kunjungan langsung, telepon, atau aplikasi digital.

2. Apa saja tahapan dalam cara kerja sales taking order?

Mulai dari identifikasi pelanggan potensial, perencanaan, kunjungan, pengambilan pesanan, konfirmasi, hingga koordinasi pengiriman dan follow-up.

3. Apa keuntungan menggunakan teknologi dalam sales taking order?

Teknologi seperti CRM atau SFA dapat meningkatkan akurasi, efisiensi, dan kecepatan dalam pencatatan pesanan serta pelacakan performa tim sales.

4. Apa saja kesalahan umum dalam sales taking order?

Beberapa kesalahan umum meliputi tidak mengonfirmasi ulang detail pesanan, mengandalkan pencatatan manual, tidak melakukan follow-up, serta kurangnya pelatihan pada tim sales.

5. Apa peran dan tanggung jawab sales taking order?

Peran utama sales taking order adalah memastikan semua pesanan pelanggan tercatat dengan akurat dan diproses tepat waktu. Tanggung jawabnya meliputi menerima dan memverifikasi pesanan, menginput data ke sistem, berkoordinasi dengan tim gudang atau produksi, mengonfirmasi status pesanan ke pelanggan, dan memastikan pesanan dikirim sesuai kesepakatan.